ユキマサくん純さん、うちの学習塾も日本版DBS（こども性暴力防止法）の認定の申請を進めようと思って、情報管理規程を作り始めたんだけど、こども家庭庁が配布しているひな型が3種類もあって、どれを使えばいいか分からなくて困ってるんだよね。
純さん選び方を間違えると、規程と実態がズレてしまうので要注意ですよ。
判断のポイントは「犯歴情報を誰が見るか」と「システム外に記録を保存するかどうか」の2点です。
ユキマサくんたったそれだけで決まるの？
保管場所とか権限の設定とかは？
純さんそのあたりも含めて、この記事で順番に整理しますね。
日本版DBS（こども性暴力防止法）の認定を申請するとき、多くの事業者が「情報管理規程のひな型はどれを使えばいいの？」という疑問にぶつかります。
こども家庭庁が公開しているひな型は3種類（別紙８・別紙９・別紙10）。「一番シンプルな別紙８でいいだろう」と思いがちですが、担当者が複数いる事業所では別紙８では足りないケースがあります。
ひな型の選択基準は「スタッフの人数」ではありません。「犯歴情報を閲覧・管理するのが何人か」と「システム外に記録を保存するかどうか」の2点です。
この記事では、日本版DBS（こども性暴力防止法）の認定申請を検討している事業者が情報管理規程を作成するときに押さえておくべきポイントを、行政書士の視点からわかりやすく解説します。
- 情報管理規程が認定申請に必要な理由と、児童対象性暴力等対処規程との違い
- 3種類のひな型（別紙８・別紙９・別紙10）の選び方と判定フロー
- 情報アクセス権限の設定（一般スタッフ・講師はアクセス不可）
- 保管媒体の明記（スマホのメモ帳・LINEがNGな理由）
- 取扱記録の作成タイミングと別紙６の使い方
- 認定後の継続的な運用（廃棄・更新・年次報告）
- 情報管理規程チェックリスト（汎用版）
情報管理規程が認定申請に必須な理由
認定審査で確認される提出書類に含まれている
民間教育保育等事業者がDBS認定を申請するとき、こども家庭庁のシステムを通じてオンラインで書類を提出します。
提出が必要な書類の中に、「情報管理規程」が明記されています。情報管理規程を提出していない場合、または内容が不十分と判断された場合は、審査をそのまま通過することができません。
申請時に提出が必要な主な書類は次のとおりです。
| 提出書類 | 内容 |
|---|---|
| 事業内容を説明する資料 | 事業所の概要・指導形態・対象年齢・従事者数など |
| 認定基準に適合していることを証する資料 | 研修の実施記録・相談窓口の設置状況など |
| 児童対象性暴力等対処規程 | 性暴力を防ぎ、疑いが生じたときの対応手順を定めたもの |
| 情報管理規程 | 特定性犯歴情報の取り扱いルールを定めたもの |
| 犯罪事実確認を適切に実施する旨の誓約書 | 申請事業者が確認手続きを適切に行う旨を誓約するもの |
情報管理規程は「あれば加点」ではなく、「なければ審査が通らない」必須書類です。認定申請の前に必ず作成しておく必要があります。
ひな型をそのままコピーするだけでは差し戻しになる理由
ユキマサくんひな型があるなら、そのままコピーして提出すればいいんじゃないの？
純さんそれが一番やりがちなミスなんです。
ひな型には「●●長」「●●室」のように、自分の事業所の実態を当てはめるべき空欄がたくさんあります。空欄のままや実態と合っていない内容で提出すると、こども家庭庁から修正の依頼が届いて審査が止まってしまいます。
こども家庭庁が公開しているひな型は、あくまで「たたき台」です。次の点を自分の事業所の実態に合わせて書き換えることが求められます。
- 責任者・担当者の役職名や氏名
- 犯歴情報を取り扱う区域（事業所のどの部屋・スペースか）
- 情報を保管する媒体（パスワード付きPCか、施錠できるキャビネットかなど）
- 漏えい発生時の報告連絡体制図
- 就業規則の秘密保持規定の条番号
児童対象性暴力等対処規程との違いを整理する
ユキマサくん2種類の規程があるけど、何が違うの？
どちらも性暴力に関係する書類じゃないの？
純さん役割がまったく違います。
一言で言うと、児童対象性暴力等対処規程は「こどもを守るための行動マニュアル」で、情報管理規程は「犯歴情報という極めて機微な個人情報を守るための管理ルール」です。
2つの規程は、目的も対象も異なります。混同しないよう、それぞれの役割を整理しておきましょう。
| 児童対象性暴力等対処規程 | 情報管理規程 | |
|---|---|---|
| 目的 | 性暴力を防ぎ、疑いが生じたときにこどもを守る手順を定める | 犯罪事実確認で得た犯歴情報の漏えいを防ぐルールを定める |
| 守る対象 | こどもの安全・尊厳 | 従事者の犯歴情報（極めて機微な個人情報） |
| 主な内容 | 不適切な行為の定義・相談窓口・事実確認の手順・被害児童の支援 | 情報の閲覧権限・保管方法・取扱記録・廃棄手順 |
| 周知の義務 | 従事者・こども・保護者に周知する義務あり | 情報を取り扱う者（責任者・担当者）への周知が中心 |
| ひな型 | 別紙１ | 別紙８・別紙９・別紙10（3種類から選択） |
2つの規程は内容が連動しています。たとえば、児童対象性暴力等対処規程で「疑いが生じた場合は責任者に報告する」と定めている場合、その責任者が情報管理規程上の責任者と一致しているかどうかを確認しておく必要があります。
ユキマサくんなるほど、2つはセットで整合性を取らないといけないんだね。
じゃあ、まず情報管理規程のひな型をどれにするか決めないといけないね。
純さんそうです。次の章でひな型の選び方をフローチャートで整理しますね。
3種類のひな型の違いと選び方
こども家庭庁が公開している情報管理規程のひな型は3種類あります。
選ぶ基準は次の2点だけです。
- 犯歴情報（犯罪事実確認書）を閲覧・管理する人が何人か
- こども家庭庁のシステム以外に、犯歴情報を記録・保存するかどうか
「スタッフが何人いるか」ではありません。あくまで「犯歴情報を実際に見る担当者が何人か」が判断の軸になります。
別紙８（ひな型①）が使えるケース
責任者1名のみが犯歴情報を閲覧・管理し、システム外への記録保存を行わない場合
代表者が1人で採用・確認・管理のすべてを完結させる小規模な事業所に向いています。
別紙８を選ぶ場合は、次の条件をすべて満たす必要があります。
- 犯罪事実確認書を閲覧できるのが代表者（責任者）1名だけである
- こども家庭庁のシステム上でのみ確認し、メモ・スプレッドシート・紙などへの転記・保存は一切しない
- 事務スタッフや他の従事者が確認作業に一切関与しない
「代表者以外は関与しない」と思っていても、実際には事務担当のスタッフが確認作業を手伝っているケースがあります。この場合、実態は別紙８ではなく別紙９が適切です。規程の内容と実際の運用がズレていると、年次報告や立入検査のときに問題になります。
別紙９（ひな型②）が使えるケース
責任者を含む複数名が犯歴情報を閲覧・管理するが、システム外への記録保存は行わない場合
ユキマサくんうちのスポーツクラブは代表の自分と、事務を担当しているスタッフが確認作業をするんだけど、この場合はどれになるの？
純さん複数名が関わっていて、システム外には保存しないなら別紙９ですね。
責任者と担当者それぞれを規程に明記する形になります。
代表者のほかに、事務担当者や副代表など、複数名が確認作業に関わる事業所に向いています。
- 責任者（代表者）のほかに、担当者を1名以上任命する
- 閲覧・管理はこども家庭庁のシステム上のみで行い、システム外への転記・保存はしない
別紙10（ひな型③）が必要になるケース
責任者を含む複数名が犯歴情報を閲覧・管理し、かつシステム外にも記録・保存を行う場合
別紙10は、こども家庭庁のシステム上の確認にとどまらず、自前のPCやファイルにも犯罪事実確認の記録を残す場合に使います。
具体的には、次のような運用をしている事業所が該当します。
- 確認結果をExcelや紙の台帳に記録して保管している
- 複数の事業所を展開しており、各拠点の確認状況を一元管理するためにシステム外のファイルを使っている
- 取扱記録（別紙６）を使って閲覧・廃棄の履歴を紙やデータで管理している
別紙10は「標準的措置」をベースにしたひな型で、別紙８・別紙９より管理項目が多く、取扱記録の作成や監査担当者の設置なども求められます。システム外に記録を残すつもりがないのに別紙10を選んでしまうと、実態のない管理体制を規程に書くことになります。自分の運用実態に合ったひな型を選ぶことが大切です。
ひな型の判定フロー
ユキマサくん説明を聞いてもまだ迷うな。
フローチャートで整理してもらえると助かるんだけど。
純さんでは、2つの質問に答えるだけで選べるフローを用意しました。
上から順に答えていってください。
情報管理規程ひな型 判定フロー
Q1. 犯歴情報（犯罪事実確認書）を閲覧・管理するのは、責任者1名だけですか？
✅ はい（1名だけ） → 別紙８（ひな型①）
代表者のみが一切を管理し、他の誰も関与しない場合
❌ いいえ（複数名が関与する） → Q2へ
Q2. こども家庭庁のシステム以外に、犯歴情報を記録・保存しますか？
（例：ExcelやWord・紙の台帳・パソコン上のファイルなどへの転記・保存）
❌ しない（システム上のみで確認する） → 別紙９（ひな型②）
✅ する（システム外にも記録を残す） → 別紙10（ひな型③）
3つのひな型まとめ
| ひな型 | 閲覧する人数 | システム外の記録保存 | 目安となる事業所 |
|---|---|---|---|
| 別紙８（ひな型①） | 責任者1名のみ | なし | 代表者だけが完全に1人で管理する小規模事業所 |
| 別紙９（ひな型②） | 責任者＋担当者（複数名） | なし | 事務スタッフや副代表も確認作業に関わる事業所 |
| 別紙10（ひな型③） | 責任者＋担当者（複数名） | あり | 確認記録をシステム外にも保存・管理したい事業所 |
よくある選択ミス
「代表者1名がすべて管理する」つもりで別紙８を選んだのに、実際には事務スタッフも確認作業に関わっているというケースがあります。この場合、規程の内容と実態がズレてしまうため、別紙９が適切です。また逆に、システム外への記録保存を行っていないのに「管理を強化したい」という理由だけで別紙10を選んでしまうと、実態のない管理項目を規程に書くことになります。
迷う場合は、将来的に担当者が増える可能性も考慮して別紙９を選んでおくのが無難。別紙８は責任者1名だけに閲覧権限を完全に絞る場合のみ使います。
ユキマサくんうちのスポーツクラブは自分と事務スタッフの2人で管理して、システム外への保存はしないから別紙９で決まりだね。
ひな型が決まったら、次は何をすればいいの？
純さんひな型が決まったら、次は実際に規程を作るときに迷いやすい3つのポイントを確認していきましょう。
規程を作るときに迷いやすい3つのポイント
ひな型を選んだら、次は実際に規程を作成する段階です。
ここでは、規程を作るときに特に迷いやすい3つのポイントを解説します。
ポイント① 情報アクセス権限の設定
ユキマサくんうちの放課後等デイサービス、スタッフが数名いるんだけど、特定性犯歴履歴情報って全員で共有してもいいの？
管理が楽になるかなと思って。
純さんそれは絶対にNGです。
犯歴情報を扱える人は「必要最小限」に絞ることが法律上の原則です。
全員で共有することは、それ自体が情報漏えいのリスクを高めてしまいます。
情報管理規程では、犯歴情報（犯罪事実確認書）を閲覧・管理できる人を明確に限定し、規程に明記することが求められます。
責任者・担当者以外の一般スタッフはアクセス不可
こどもと直接関わるスタッフであっても、他のスタッフの特定性犯歴履歴情報を見る立場ではありません。規程には次のことを明記しておく必要があります。
- 犯歴情報を閲覧・管理できる者は、責任者（および任命された担当者）のみであること
- それ以外のスタッフは、こども家庭庁のシステムにログインする権限を持たないこと
- 責任者・担当者が退職・交代した場合、即時にシステムのアクセス権を解除すること
「スタッフが交代したのにシステムのアクセス権を解除していなかった」というケースが起きやすいです。担当者が変わったタイミングで必ずアクセス権の見直しと規程の記載更新を同時に行う習慣をつけておきましょう。
ポイント② 保管媒体の明記（スマホ・クラウドの可否）
ユキマサくん確認書が届いたら、スマホで写真を撮っておけばいいかな？
クラウドに保存しておけば便利だし。
純さんそれは危険です。
スマホのカメラロールやLINEのノートは、セキュリティ対策が不十分な環境に犯歴情報を置くことになります。情報漏えいのリスクが非常に高いので、NGです。
情報管理規程には、犯歴情報をどの媒体にどのように保管するかを具体的に書く必要があります。
NGな保管方法（よくある例）
- スマホのメモ帳・カメラロールに保存する
- LINEのノートやトークに転記・添付する
- パスワード設定のないGoogleドライブやDropboxに保存する
- パスワード設定のないExcelファイルにPCのデスクトップへ保存する
- 鍵のかかっていない引き出しや棚に紙で保管する
推奨される保管方法
別紙８・別紙９（システム外保存なし）を選んだ場合は、原則としてシステム上でのみ確認し、それ以外への転記・保存は行いません。業務上やむを得ずメモを取る場合は、次の方法を規程に明記したうえで行います。
| 媒体の種類 | 推奨される対策 |
|---|---|
| 電子ファイル（PC） | パスワード付きのファイルに保存し、責任者専用のフォルダに格納する。PCはセキュリティワイヤーで固定するか、施錠できる場所に保管する |
| クラウドストレージ | アクセス権限を責任者のみに限定し、多要素認証を設定する。国内法が適用される拠点にデータを保存できるサービスを選ぶ |
| 紙媒体 | 施錠できるキャビネット・書庫に保管する。使用後は速やかに回収し、不要になったらシュレッダー処理する |
ポイント③ 取扱記録の作成タイミング（別紙10を選んだ場合）
ユキマサくん別紙10を選んだ場合、取扱記録ってどのタイミングで書くの？
毎回書かないといけないの？
純さんはい、別紙10では閲覧・廃棄のたびに取扱記録を作成することが求められます。
こども家庭庁が様式案として別紙６を公開しているので、それを活用すると実務がスムーズになりますよ。
別紙10（ひな型③）を選んだ場合、システム外にも記録を保存するぶん、「誰が・いつ・どの情報を取り扱ったか」を記録として残すことが必要になります。
取扱記録が必要になる主なタイミング
- 犯罪事実確認書を紙で受け取り、閲覧したとき
- 確認書の内容をExcelなどに転記したとき
- 記録が保存された電子媒体や紙を別の場所へ移動・持ち運びしたとき
- 記録を廃棄・消去したとき
別紙６（様式案・取扱記録）を活用する
こども家庭庁は、取扱記録の様式案として別紙６を公開しています。別紙10を使う場合は、この様式をベースに記録を作成するのが実務上もっともスムーズです。
別紙６には次の項目を記録します。
- 取り扱った情報の種類（犯罪事実確認書・犯罪事実確認記録など）
- 取り扱った日時と目的
- 取り扱った者の氏名・役職
- 対象となった従事者の識別情報（氏名等）
- 廃棄・消去を行った場合はその方法と確認者
取扱記録は年次報告や立入検査の際に確認を求められる可能性があります。「記録の作成を規程に書いたが実際には書いていなかった」という状況は、規程と実態の不一致として問題になります。規程に書いた以上は、必ず運用まで徹底しましょう。
別紙６は「システム外に記録を保存する場合（別紙10）」に対応した様式です。別紙８・別紙９を選んでシステム外への保存を行わない運用にした場合は、別紙６の作成は不要です。
ユキマサくん3つのポイント、具体的で分かりやすかったわ。
権限・保管・記録、この3つを規程にしっかり落とし込めばいいんだね。
純さんそうですね。
この3点が規程に具体的に書かれていることが、審査でも運用でも重要になります。
次の章では、認定を取得した後の継続的な運用ポイントを確認していきましょう。
認定後の継続的な運用
ユキマサくん規程が完成して認定が取れたら、あとは出して終わりじゃないの？
純さんそうではないんです。
認定を受けた後も、定期報告・変更届の提出・規程の年次見直し・廃棄の実施と記録、といった継続的な対応が必要になります。
規程は「作って出して終わり」ではなく、実際に運用し続けることが求められます。
年1回の見直しと更新
情報管理規程は、作成したあとも定期的に見直して実態と合っているかどうかを確認することが求められます。
見直しが必要になる主なタイミングは次のとおりです。
- 責任者・担当者が交代したとき（氏名・役職の更新）
- スタッフ構成が変わり、犯歴情報を閲覧できる人数が変わったとき
- 保管に使うPCや保管場所が変わったとき
- こども家庭庁からガイドラインの改定や新たな通知が出たとき
- 就業規則を改定して、秘密保持規定の条番号が変わったとき
責任者の氏名が変わったのに規程を更新していない、という状態が最もよくある「実態との不一致」です。担当者が変わったタイミングで必ず規程の記載を見直してください。変更内容によっては、こども家庭庁への変更届の提出が必要になる場合もあります。
また、別紙10（ひな型③）を選んで取扱記録を作成している場合は、責任者が定期的に取扱記録を確認し、運用状況の自己点検を行うことが規程上も求められています。年に1回、決まった時期に点検する習慣をつけておくと管理しやすくなります。
廃棄手順の実施と記録
犯歴情報は、法律で定められた期限内に確実に廃棄・消去しなければなりません。「そのうち消せばいい」という感覚で放置することは厳禁です。
廃棄のタイミングは次のとおりです。
| 対象者の状況 | 廃棄・消去の期限 |
|---|---|
| 在職中のスタッフ（確認から5年が経過） | 確認書に記載された確認日から5年を経過した日の属する年度末から30日以内 |
| 離職したスタッフ | 離職日から30日以内 |
| 採用しなかった応募者 | 従事予定日（または確認書の交付日のいずれか遅い方）から30日以内 |
廃棄・消去の方法
- 紙媒体 シュレッダー処理など、復元不可能な方法で廃棄する
- 電子データ こども家庭庁のシステム上から消去するか、専用のデータ削除ソフトウェアを使って完全に削除する。ゴミ箱への移動のみでは不十分
- PCや電子媒体ごと廃棄する場合 物理的な破壊または専門業者への委託により、データを復元できない状態にする
別紙10を選んでシステム外にも記録を保存している場合は、システム上のデータだけでなく、PCやクラウド上のファイルもすべて廃棄・消去の対象になります。保存している場所を一覧で把握しておくことが重要です。
廃棄・消去の記録を残す
廃棄・消去を行ったあとは、「いつ・誰が・どの情報を・どのように廃棄したか」を記録として残すことが求められます。
別紙10を選んでいる場合は、この廃棄記録も取扱記録（別紙６）に含めて管理します。別紙８・別紙９の場合も、廃棄を行ったことをこども家庭庁のシステム上で確認できる状態にしておくことが重要です。
変更届が必要なケース
認定後に事業内容や規程等に変更が生じた場合は、あらかじめこども家庭庁へ変更の届出が必要です。事後ではなく、変更する前に届け出ることが原則です。
| 変更の内容 | 届出のタイミング |
|---|---|
| 代表者・法人名の変更 | 変更前にあらかじめ届け出る |
| 事業所の移転・名称変更 | 変更前にあらかじめ届け出る |
| 情報管理規程の大幅な変更 | 変更前にあらかじめ届け出る |
| 児童対象性暴力等対処規程の変更 | 変更前にあらかじめ届け出る（軽微な変更を除く） |
| 事業の廃止 | 廃止する前にあらかじめ届け出る |
「軽微な変更」については今後内閣府令で定められる予定です。誤字の修正や担当者名の差し替えなど、内容の実質に影響しない変更は届出不要となる見込みですが、判断に迷う場合は専門家に相談するのが安心です。
ユキマサくん規程って、作ったあとも結構やることがあるんだね。
廃棄の期限とか、変更届のタイミングとか、自分だけで追いかけられるか不安だな。
純さんそうですね。
維持管理まで含めてサポートしてくれる専門家と一緒に進めると、安心感が違いますよ。
次の章では、チェックリストとまとめをお伝えします。
まとめ
ユキマサくん情報管理規程って、ひな型を選んで書き換えるだけじゃないんだね。
権限・保管・記録・廃棄まで、ちゃんと運用することが大事なんだ。
純さんそうですね。
規程は「作って出して終わり」ではありません。
ただ、選ぶひな型を間違えなければ、あとはシンプルに運用できます。
まずは「誰が見るか」「システム外に保存するか」の2点を決めることから始めてみてください。
情報管理規程の作成で迷いやすいのは次の4点です。
- ひな型の選択
- アクセス権限の設定
- 保管媒体の明記
- 取扱記録の運用
ひな型を間違えると、規程と実態がズレたまま運用することになり、年次報告や立入検査のときに問題になります。最初の選択を正確に行うことが、その後の運用をシンプルにする一番のポイントです。
この記事の重要ポイント
- 情報管理規程はDBS認定申請の必須提出書類。ひな型をそのままコピーするだけでは差し戻しになる
- ひな型の選択基準は「犯歴情報を閲覧する人数」と「システム外への記録保存の有無」の2点のみ
- 犯歴情報にアクセスできるのは責任者（および担当者）のみ。一般スタッフはアクセス不可と明記する
- スマホのメモ帳・LINEへの転記はNG。保管媒体とセキュリティ対策を規程に具体的に書く
- 別紙10を選んだ場合は、閲覧・廃棄のたびに取扱記録（別紙６）を作成する義務がある
- 認定後も年1回の見直し・担当者交代時の更新・離職後30日以内の廃棄が継続的に必要
チェックリスト（汎用版）
ユキマサくんここまでの内容をまとめると、結局何を確認しておけばいいの？
申請前にリストで確認したいな。
純さん規程の作成から運用開始まで、3つのフェーズに分けて確認できるリストを用意しました。
順番に照らし合わせてみてください。
【規程作成前】ひな型選択の確認
- 犯歴情報を閲覧・管理するのが責任者1名だけかどうかを確認している
- こども家庭庁のシステム以外に記録・保存をするかどうかを決めている
- 上記2点をもとに、別紙８・別紙９・別紙10のいずれを使うかを決めている
- 将来的なスタッフ構成の変化も考慮してひな型を選んでいる
【規程作成時】記載内容の確認
- 責任者・担当者の役職名と氏名をひな型の空欄に正確に記入している
- 犯歴情報を閲覧できる者を責任者（および担当者）のみと明記している
- 一般スタッフはシステムにアクセスできないことを明記している
- 犯歴情報を保管する媒体（PC・クラウド・紙など）を具体的に記載している
- 保管場所のセキュリティ対策（施錠・パスワード・アクセス制限）を記載している
- 就業規則の秘密保持規定の条番号を規程に記入している
- 漏えい等が発生した場合の報告連絡体制図を作成・記載している
- 別紙10を選んだ場合は、取扱記録（別紙６）の作成・管理方法を規程に明記している
- 情報管理規程の内容が、児童対象性暴力等対処規程の責任者と整合している
【運用開始後】継続管理の確認
- 責任者・担当者が交代したとき、規程の記載と同時にシステムのアクセス権を更新している
- 年1回以上、規程の内容と実際の運用が一致しているかを点検している
- スタッフが離職したとき、離職日から30日以内に犯歴情報を廃棄・消去している
- 在職スタッフの確認日から5年が近づいたとき、再確認のスケジュールを立てている
- 廃棄・消去を行った記録を残している（別紙10の場合は別紙６に記録）
- 定期報告（年次報告）の提出期限をカレンダーで管理している
ユキマサくんチェックリストがあると、やることが整理されてきた。
でも規程の作成って、自分だけでできるか正直不安だな。
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