ユキマサくん純さん、うちの保育園、こども家庭庁のホームページからひな型をダウンロードして、そのまま情報管理規程として提出したんだよね。
そしたら差し戻しになっちゃった…。
何がいけなかったのかな?



あー、それはよくあるケースです。
こども家庭庁のひな型は「あくまでも参考例」なんです。
認可保育所や認定こども園の実態に合わせて修正しないと、審査で引っかかってしまう可能性がありますよ。



えっ、ひな型なのにそのまま使えないの?
どこを直せばいいのか分からないよ。



差し戻しの可能性が高い箇所は、情報にアクセスできる人の権限設定・保管場所の記載・取扱記録の作成条件、この3点ですね。
今日はそのポイントを一つひとつ整理しましょうね。
こども性暴力防止法(日本版DBS)では、義務対象事業者に「情報管理規程」の整備が法的に義務づけられています。
こども家庭庁はひな型(別紙8・別紙9・別紙10)を公開していますが、このひな型をそのまま提出すると審査で差し戻しになる可能性があります。
特に認可保育所・認定こども園は、非常勤スタッフや派遣スタッフが混在していることが多いため、ひな型の記載だけでは実態に合わない部分が出てきます。
「ひな型を使えば大丈夫」と思って提出したら差し戻しになった、というケースが実際に起きています。どこをどう修正すればいいのか、この記事で分かりやすく解説します。
- ひな型3種類(別紙8・9・10)の違いと選び方
- 差し戻しになる3つの理由と修正すべき箇所
- 非常勤・派遣・業務委託のアクセス権限をどう設定するか
- クラウドで保管してもいいのか、その記載方法
- 取扱記録をいつ作成し、何年保存するか
- 漏洩が起きたときのこども家庭庁への報告手順
情報管理規程とは何か・なぜ単独で必要か
情報管理規程が必要な理由



そもそもさ、情報管理規程って何のために作るの?
他の児童対象性暴力対処規程と一緒にしちゃダメなの?



いい質問ですね。
特定犯罪事実確認で取得する情報には、戸籍謄本や照会結果など、とても機密性の高い個人情報が含まれます。
万が一これが外部に漏れたり、不正に使われたりしたら、取り返しのつかないことになります。
だから法律では、対処規程とは別の独立した文書として、情報管理規程の作成が義務づけられているんですよ。
こども性暴力防止法(日本版DBS)で犯罪事実確認を行う事業者は、従事者の性犯歴という極めて機微な個人情報を取り扱うことになります。
この情報が漏えいしたり、不正に利用されたりすることを防ぐため、法律上では情報管理の義務が独立して課されています。
児童対象性暴力対処規程と情報管理規程を1つの文書にまとめたり、兼用したりすることはできません。必ず別の文書として作成する必要があります。
また、犯罪事実確認で得た従事者の性犯歴を、みだりに他人に教えるなどした場合は、法に基づく刑事罰が科されるだけでなく、民事上の損害賠償請求の対象にもなり得ます。
情報管理規程で管理する「対象情報」の範囲
情報管理規程で管理しなければならない情報の範囲は、以下のとおりです。
| 対象情報の種類 | 具体例 |
|---|---|
| 確認申請に使用した書類 | 意向確認書面・戸籍謄本等の写し |
| 照会結果情報 | こども家庭庁のシステムの照会結果(犯罪事実確認書) |
| 取扱記録 | いつ・誰が・何の目的でアクセスしたかの記録 |
| その他付随情報 | 確認日・確認者・保管場所の記録 |
対処規程・就業規則・業務委託契約書との文書連携



情報管理規程だけ作ればOKってこと?



いいえ、情報管理規程は単独では機能しません。
児童対象性暴力対処規程・就業規則・業務委託契約書(必要に応じて)と連動して、はじめて義務対応が完了します。
それぞれの役割の違いを整理しておきましょう。
| 文書の種類 | 役割 | 作成担当 |
|---|---|---|
| 情報管理規程 | スタッフの特定性犯歴情報の取扱いルールを定める | 事業者(行政書士サポート可) |
| 対処規程 | 性暴力の防止・発生時の対応手順を定める | 事業者(行政書士サポート可) |
| 就業規則 | 秘密保持義務・懲戒処分の根拠を定める | 社労士の範囲 |
| 業務委託契約書 | 委託先にも情報管理規程の遵守を義務づける | 事業者(弁護士・行政書士サポート可) |
就業規則の整備(秘密保持・懲戒に関する条項)は社労士の業務範囲です。情報管理規程と就業規則をセットで整備するには、行政書士と社労士が連携することが理想的です。



なるほどね。
情報管理規程だけ作っても、就業規則や業務委託契約書が整ってないと意味がないんだ。



その通りです。
特に非常勤スタッフや業務委託の保育士がいる認可保育所や認定こども園では、業務委託契約書への遵守義務条項の追記が見落とされがちです。
次の章では、こども家庭庁が配布しているひな型の3種類の違いと選び方を整理しますね。
ひな型3種類の違いとどれを選ぶか
こども家庭庁が公開する3つのひな型



ひな型って別紙8・9・10って3種類あるじゃん。
どれを使えばいいか分からなくて、とりあえず一番シンプルな別紙8を出したんだよね。



それが差し戻しの原因の一つかもしれません。
別紙8はとてもシンプルなひな型なんですが、認可保育所や認定こども園では実態に合わないことがほとんどです。
まずは3つのひな型の違いを整理しましょう。
こども家庭庁が公開している情報管理規程のひな型は、犯罪事実確認記録等にアクセスする人数と、システム外での記録・保存の有無によって3種類に分かれています。
| ひな型 | 別紙番号 | 特徴 | 想定される規模 |
|---|---|---|---|
| 簡易版 | 別紙8 | 責任者1名体制・システム外の記録保存なし | 代表者のみが管理する極小規模 |
| 標準版 | 別紙9 | 複数担当者体制・アクセス権限設定あり・システム外の記録保存なし | 職員数名以上の標準規模 |
| 詳細版 | 別紙10 | 複数担当者体制・アクセス権限設定あり・システム外の取扱記録の作成・保存まで含む | 非常勤・派遣・業務委託が混在する規模 |
3つのひな型の分岐ポイントは、次の2点です。
・犯罪事実確認記録等を閲覧する人が1名か複数名か?
・こども家庭庁システム以外に記録・保存をするかしないか?
認可保育所・認定こども園はどれを選べばいいのか



うちみたいな認可保育所は、結局どれを使えばいいの?



この判定フローで確認してみてください。
ほとんどの認可保育所・認定こども園は、別紙10が必要になります。
以下の判定フローで、自分の施設に合ったひな型を確認してみましょう。
① 確認情報にアクセスするのが代表者(施設長)1名だけですか?
YES → 別紙8で対応できる可能性があります
NO(事務担当者など複数名がアクセスする) → ②へ
② こども家庭庁のシステム以外に、確認書の内容を転記したり、紙やUSBに保存したりしますか?
NO → 別紙9を使用する
YES(紙やクラウド等に記録・保存する) → 別紙10を使用する
別紙8を選んで差し戻しになることが予想されるケース



別紙8を使って差し戻しになるって、具体的にどういうこと?



本記事執筆時点では、日本版DBS(こども性暴力防止法)制度開始前ですが、おそらく以下のようなケースでは差し戻しになる可能性が高いと言えるでしょう。
| 失敗パターン | なぜ差し戻しになるか |
|---|---|
| 事務担当者もアクセスするのに別紙8を提出した | 別紙8は責任者1名体制が前提。複数名がアクセスする実態に合っていない |
| 非常勤保育士がいるのにアクセス権限の設定がない | 誰がどの条件でアクセスできるかの明示が必要 |
| 確認書の内容をExcelに転記しているのに別紙9を使った | システム外に記録・保存する場合は別紙10が必要 |



うちは事務の先生も確認できるようにしてるから、やっぱり別紙10が必要だったんだ…。
最初から別紙10で作り直せばよかった。



そうなんです。最初から実態に合ったひな型を選ぶことが大切です。
次の章では、ひな型をそのまま使うと差し戻しになる具体的な3つの理由を解説しますね。
ひな型をそのまま使うと差し戻しになる3つの理由



結局、ひな型のどこを直せばよかったの?
具体的に教えてほしいんだけど。



差し戻しになる原因は、大きく3つに絞られます。
一つひとつ見ていきましょう。
理由① 情報アクセス権限の設定が抜けている
こども家庭庁のひな型には「責任者が管理する」という記載はありますが、誰が・どの情報に・どの条件でアクセスできるかという権限設定は空欄のままになっています。
認可保育所や認定こども園では、事務担当者・主任保育士・非常勤スタッフなど複数の職員が関わることがほとんどです。
こうした施設でアクセス権限の明示がないまま提出すると、審査で次のような指摘を受けます。
「情報管理責任者の記載はあるが、閲覧権限者の範囲と条件が未記載」として提出すると、差し戻しになる可能性が高いです。
特に非常勤・派遣・業務委託のスタッフ、いずれか1人でもアクセス権限を付与する場合は、誰にアクセス権限を与えるか・与えないかを明示する義務があります。
理由② 保管場所・媒体の記載が曖昧でクラウド可否が不明



ひな型には「適切な場所に保管する」って書いてあったから、それで十分だと思ってたんだけど。



それがまさに問題なんです。
「適切な場所」という表現は曖昧すぎて、審査では具体的な媒体・場所の特定が求められます。
特に保育所でよくあるのが、Google DriveやDropboxなどのクラウドを使っているケースで、その扱いが不明確なまま提出して差し戻しになるパターンです。
ひな型の記載は「適切な場所に保管する」のみで、具体的な媒体や保管場所の指定がありません。
審査ではクラウドストレージの使用可否について問われるケースがあります。
規程には以下の3点を具体的に明記する必要があります。
- 保管媒体の種類(紙・USBメモリ・クラウド等)
- クラウドを使う場合はサービス名・アクセス制限・二段階認証の設定
- 紙の場合は保管場所(施錠可能なキャビネット等)を特定して記載
| 保管方法 | 規程への記載例(推奨) |
|---|---|
| 紙保管 | 「施錠可能な金属製キャビネット(事務室内)に保管し、鍵の管理は情報管理責任者が行う」 |
| クラウド保管 | 「○○(サービス名)の専用フォルダに保管し、アクセス権限は情報管理責任者のみに付与する。二段階認証を設定する」 |
| 紙とクラウド併用 | 媒体ごとに管理方法を個別に明記する |
クラウド利用自体は法令上禁止されていませんが、アクセスログの管理・暗号化・国内サーバーの使用など、審査上求められる条件を規程に明記することが必要です。ISMAP基準を満たしたクラウドサービスを選ぶことが望ましいとされています。
理由③ 取扱記録の作成条件が規程の条項として書かれていない



取扱記録ってそもそも何?
様式は別紙6「犯罪事実確認記録等の取扱記録」でもらってたから、添付したんだけどな。



様式を添付するだけでは不十分なんです。
様式はあくまでも記録するための「用紙」ですが、「いつ・どんな場合に作成するのか」というルールを規程の条項として書く必要があります。
こども家庭庁のひな型には様式(別紙6)は含まれていますが、作成タイミングを定めた条項は入っていないんです。
ひな型には取扱記録の「様式」は示されていますが、いつ・どのような場合に取扱記録を作成するかという条件が規程の条項として明記されていません。
取扱記録を作成しなければならないタイミングは次の3つです。これを規程の条項として書き加える必要があります。
- 照会結果(犯罪事実確認書)を閲覧したとき
- 他の担当者へ情報を伝達したとき
- 情報を廃棄・消去したとき
「取扱記録の様式は添付されているが、いつ作成するかという条項が規程に書かれていない」という理由で差し戻しになるケースがあります。様式の添付に加えて、規程本文への条項追記が必ず必要です。



なるほど。この3つが抜けてたから差し戻しになったんだ。
①アクセス権限・②保管場所の明記・③取扱記録を作成するタイミングの条項、この3つを追記すればいいってことだね。



その通りです。
次の章では、これらをどのように修正すればいいか、実務的なポイントを詳しく解説しますね。



3つの理由は分かったんだけど、具体的にどう修正すればいいの?
保育所って非常勤の先生も多いし、派遣スタッフもいるから、どう書けばいいか全然イメージできなくて。



そこが一番大事なところですね。
認可保育所や認定こども園特有の事情に合わせた書き方を、実務ポイントごとに解説しますね。
実務ポイント① 非常勤・派遣・業務委託のアクセス権限設定
認可保育所・認定こども園では、雇用形態が多様な職員が働いています。
情報管理規程では、職員の種別ごとにアクセス権限を明確に設定することが求められます。
| 従事者の種別 | アクセス権限 | 備考 |
|---|---|---|
| 正規職員(管理職・責任者) | 閲覧・記録・廃棄すべて可 | 情報管理責任者・担当者として指名 |
| 正規職員(一般) | 閲覧のみ可(上長の承認が必要) | 業務上必要な場合のみ |
| 非常勤・パート保育士 | 原則アクセス不可 | 必要なときは責任者が対応する |
| 派遣労働者 | アクセス不可 | 自分の照会結果の通知のみ受領する |
| 業務委託者 | アクセス不可 | 同上 |
派遣労働者については、労働者派遣契約書に秘密保持義務等の個人情報の取扱いに関する事項を明記することも必要です。これは情報管理規程だけでは完結しない部分ですので、派遣契約の見直しも合わせて行いましょう。
また、権限を付与した記録も残しておく必要があります。
誰にいつ権限を付与したか、変更・解除した場合もその都度記録します。
権限設定表を規程に添付しておくと、審査の際にも分かりやすくなります。
実務ポイント② 保管場所・媒体の具体的な記載方法



うちはGoogle Driveを使って書類を管理してるんだけど、それって使っていいの?



使えないわけではありませんが、規程にきちんと記載しておく必要があります。
クラウドを使う場合は、サービス名・アクセス制限・二段階認証の設定を具体的に書いてください。
また、ISMAP基準を満たしたクラウドサービスを選ぶことが望ましいとされています。
保管方法によって、規程への記載内容が変わります。
以下を参考に、自施設の実態に合わせて記載してください。
「犯罪事実確認書および関連書類は、事務室内の施錠可能な金属製キャビネットに保管する。鍵の管理は情報管理責任者が行い、担当者が閲覧する際は責任者の承認を得た上で行う。」
「犯罪事実確認書および関連書類は、○○(サービス名)の専用フォルダに保管する。アクセス権限は情報管理責任者のみに付与し、二段階認証を設定する。フォルダへのアクセスログを定期的に確認する。」
クラウドを利用する場合は、アクセスログの管理・通信の暗号化・国内サーバーでのデータ保存ができるサービスを選ぶことが審査上求められる場合があります。海外拠点にデータを保存するサービスを使う場合は、その外国の個人情報保護制度を把握した上で必要な措置を講じることが必要です。
実務ポイント③ 取扱記録の作成条件と保存期間の書き方
取扱記録については、規程に次の3項目を明記する必要があります。
| 明記すべき項目 | 内容 |
|---|---|
| 作成が必要なタイミング | 照会結果を閲覧したとき/他の担当者へ情報を伝達したとき/情報を廃棄・消去したとき |
| 記録に残す項目 | 実施日時・実施者・目的・相手方・結果(廃棄の場合は廃棄方法) |
| 廃棄のタイミング | 在職者は5年後の年度末、離職者は離職の日から30日以内 |



5年って、退職した人の情報も5年間保管しておかないといけないの?



いいえ、それは誤解です
退職(離職)した従事者の記録は、離職の日から30日以内に廃棄・消去しなければなりません。
5年という期間は、在職し続けている従事者の記録にのみ適用される上限です。
退職したらすぐに消去対応が必要なので、離職者が出たときの手順を規程に明記しておきましょう。
実務ポイント④ 廃棄手順の明記(見落とされやすいポイント)
廃棄の手順は見落とされがちですが、規程には必ず記載が必要です。
以下の3点をセットで明記してください。
- いつ廃棄するか(保存期間が満了したとき)
- どうやって廃棄するか(紙はシュレッダーまたは溶解処理、電子データは完全消去ソフトまたは専門業者への委託)
- 廃棄した事実を取扱記録に残す
廃棄を専門業者に委託する場合は、廃棄を証明する書類(廃棄証明書等)を受け取り、保管することが求められます。「捨てた」という口頭の報告だけでは不十分です。



アクセス権限・保管場所・取扱記録・廃棄手順、この4つをちゃんと書けばいいんだね。
結構細かいんだな…。



そうなんです。ひな型はあくまでも「骨格」なので、自施設の実態に合わせた肉付けが必要です。
次の章では、万が一漏洩が起きたときの報告義務と対応フローを解説します。
認可保育所・認定こども園が知っておくべき漏洩時の報告義務と対応フロー



もし情報が漏れちゃったらどうなるの?
どこかに報告しないといけないの?



漏洩が起きた場合は、こども家庭庁への報告が必要です。
さらに、漏洩した情報の規模によっては、個人情報保護委員会への報告も義務になります。
「おそれ」の段階でも報告義務が生じる点が、特に重要なポイントです。
漏洩時の対応フロー
万が一、犯歴情報の漏洩が発生した場合、または発生したおそれがある場合は、以下のフローで対応します。
① 漏洩の発覚(または「おそれ」の把握)
↓
② 情報管理責任者へ即時報告
↓
③ 被害範囲の特定・記録(どの情報が・どの範囲で漏洩したか)
↓
④ こども家庭庁へ第一報(速報) ※知った時点から直ちに(内閣府令で定める期限による)
↓
⑤ 原因の調査・再発防止策の策定
↓
⑥ こども家庭庁へ最終報告 ※内閣府令で定める期限による
↓
⑦ 必要に応じて個人情報保護委員会への報告
「漏洩したかもしれない」というおそれの段階でも報告義務が生じます。確認が取れてから報告しようと考えていると、対応が遅れて法令違反になる可能性があります。
規程に書いておくべき漏洩対応条項
漏洩時にスムーズに動けるよう、情報管理規程には以下の内容を事前に明記しておく必要があります。
| 明記すべき項目 | 内容 |
|---|---|
| 報告義務者 | 情報管理責任者を報告義務者として指定する。責任者が不在のときの代替者も指定しておく |
| 「おそれ」段階での対応 | 漏洩が確定していなくても、おそれを把握した時点で報告義務が生じることを明記する |
| 報告先と報告手順 | こども家庭庁への報告手順、個人情報保護委員会への報告の要否判断を記載する |
| 報告内容 | 概要・漏洩した情報の項目・対象者数・原因・二次被害のおそれ・再発防止策を記録する |
こども家庭庁と個人情報保護委員会、どちらに報告するのか



こども家庭庁と個人情報保護委員会の両方に報告しないといけないの?
ちょっとよく分からないんだけど。



整理しますね。
こども家庭庁への報告は、こども性暴力防止法に基づく報告です。
個人情報保護委員会への報告は、個人情報保護法に基づく報告で、漏洩した情報の性質や件数によって義務かどうかが変わります。
犯歴という要配慮個人情報が含まれる場合は、両方への報告が必要になることがほとんどです。
| 報告先 | 根拠法 | 報告期限 |
|---|---|---|
| こども家庭庁 | こども性暴力防止法 | 法第13条により「直ちに」報告(具体的な期限は内閣府令による。内閣府令公表後に確認すること) |
| 個人情報保護委員会 | 個人情報保護法 | 速報は概ね3〜5日以内、最終報告は30日以内(不正アクセス等は60日以内) |
こども家庭庁への報告期限は、こども性暴力防止法第13条に基づき内閣府令で定められます。内閣府令の内容が公表され次第、必ず最新情報を確認してください。
内部通報・相談窓口との連携
漏洩が内部の不正アクセスや情報持ち出しによるものだった場合は、対処規程の相談窓口と連動した対応が必要になります。
内部の不正行為に対して懲戒処分を行う場合は、就業規則の懲戒規定が根拠となります。情報管理規程だけでは懲戒の根拠になりませんので、就業規則の整備(社労士への相談)も必ず合わせて行ってください。
まとめ
今日はいろいろ教えてもらったけど、正直ひな型そのまま出してたら確実に差し戻しになってたよ。
危なかった…。
こども家庭庁のひな型はあくまでも「骨格」です。
認可保育所・認定こども園の実態に合わせて肉付けしないと、審査を通りません。
特に今日解説した3点は、多くの施設が見落としやすい部分ですので、必ず確認しましょう。
この記事では、認可保育所・認定こども園が日本版DBS(こども性暴力防止法)の「情報管理規程」を作成する際に、ひな型をそのまま使うと差し戻しになる3つの理由と、その対処方法を解説しました。
この記事の重要ポイント
- 情報管理規程は対処規程と別文書として作成する
(兼用・合体はNG) - ひな型は3種類あり、自施設の実態に合ったものを選ぶ
(認可保育所・認定こども園は実態上ほぼ別紙10) - 差し戻しの理由①
「アクセス権限」:正規・非常勤・派遣・業務委託ごとに閲覧権限を明記する - 差し戻しの理由②
「保管場所・媒体」:「適切な場所」では不十分。クラウドを使う場合はサービス名・二段階認証・アクセスログ管理まで具体的に書く - 差し戻しの理由③
「取扱記録」:様式を添付するだけでなく、作成タイミング・保存期間・廃棄方法を規程本文に明記する - 漏洩時はこども家庭庁への報告が必要
(「おそれ」の段階でも速報義務あり) - 就業規則・業務委託契約書・派遣契約との整合性も合わせて整備する
(社労士や専門家への相談が必要)
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